吴作人国际美术基金会
秘书处工作制度
第一章 总则
第一条 秘书处作为吴作人国际美术基金会（以下简称“基金会”）常设办事机构，为基金会的行政和协调机构，在理事会闭会期间，在秘书长领导下承担基金会日常工作，对理事会和理事长负责。
第二条 秘书处主要职责：
（一）开展日常工作，组织实施理事会决议；
（二）理事会闭会期间，在理事会决议原则框架范围内代行理事会职权，确有重大事项需要决策又难以及时召开理事会会议的，通过电子邮件、微信等方式报理事会批准，理事长签批；
（三）组织实施基金会年度公益活动计划；
（四）拟订重要公益活动项目，报理事会审批；
（五）拟订资金的筹集、管理和使用计划；
（六）拟订基金会的内部管理规章制度，报理事会审批；
（七）组织与协调各机构、专项基金、专业委员会开展工作；
（八）决定各机构专职工作人员聘用；
（九）负责基金会的印章、证照、档案的管理工作；
（十）负责基金会的信息公开工作；
（十一）章程和理事会赋予的其他职权。
第二章 机构设置
第三条 秘书处分为办公室、项目部、财务部等部门，各部门分工不分家，大型活动需要时，不分岗位，全体参加。
第三章 各部门工作任务和职责
第四条 理事长工作任务和职责:
（一）理事长是基金会的法人代表，领导基金会的全面工作；
（二）召集和主持理事会会议；
（三）检查理事会决议的落实情况；
（四）代表基金会签署重要文件；
（五）审批50万元（含）以上及预算外的开支，检查财务收支情况；
（六）章程和理事会赋予的其他职责。
理事长可根据需要，授予秘书长行使有关职权。
第五条 秘书长工作任务和职责:
（一）秘书长在理事长领导下开展工作，按照《章程》规定行使权力；
（二）主持基金会日常工作，组织实施理事会决议、决定；
（三）参与基金会重大事项的决策；
（四）协助理事长对基金会进行管理；
（五）组织起草需提交理事会议的各项工作计划、方案、制度和工作总结；
（六）组织实施基金会年度公益活动计划；
（七）拟订资金的筹集、管理和使用计划；
（八）拟订基金会的内部管理规章制度，报理事会审批；
（九）领导办公室、财务部、项目部的工作，协调与各专项基金和专业委员会的工作；
（十）提议聘任或解聘副秘书长以及财务负责人，由理事会决定；
（十一）提议聘任或解聘各机构主要负责人，由理事会决定；
（十二）决定各机构专职工作人员聘用；
（十三）根据《基金会年度检查办法》，组织起草上一年度的年度工作报告；
（十四）负责基金会的信息公开工作；
（十五）完成理事长交办的其他工作。
第六条 副秘书长工作任务和职责:
（一）协助秘书长工作；
（二）做好基金运作和项目开发实施工作；
（三）做好为理事会会议和年度工作报告提供分管工作的情况素材工作；
（四）完成秘书长交办的其他工作。
第七条 办公室工作任务和职责：
（一）组织协调基金会日常工作，准确传达基金会领导对各部门的工作要求，及时传递各部门的工作反映，发挥枢纽作用；
（二）承担理事会会议、秘书长办公会议等重要会议的组织筹备、记录和整理工作；
（三）协助基金会领导建立、健全各项规章制度并监督执行；
（四）负责公文处理工作；
（五）负责档案管理工作，包括会计档案资料的保管；
（六）负责人事、劳资管理、考勤统计等工作；协助基金会领导制定并落实薪酬绩效考核制度；办理工作人员聘用、离职、退休及工作调动等手续；负责组织本基金会工作人员参加外部、内部培训；
（七）负责官方网站、官方微博和微信公众号的信息发布和维护管理；
（八）配合秘书长完成基金会的信息公开工作；
（九）负责来访接待、车辆调度管理等后勤保障工作；
（十）负责办公用品、礼品的采购和管理，各类证书、纪念品的制作及发放工作；
（十一）负责固定资产的使用、维护、管理工作和安全保密工作；
（十二）负责综合协调日常事务性工作；
（十三）完成领导和秘书处交办的其他工作。
第八条 财务部工作任务和职责：
（一）认真学习和严格遵守《中华人民共和国会计法》和各种财经政策、纪律和有关财务制度；
（二）按照《中华人民共和国会计法》和《民间非营利组织会计制度》设置各种会计帐簿、科目，并依法进行会计核算；
（三）负责编制年度财务预算；
（四）负责资金的核算和日常财务管理；
（五）负责对现金收、付业务进行核算、检查与监督；
（六）负责接收捐赠和项目资金的使用工作，建立完整捐赠和资金使用档案，使每一项资金的捐赠与使用都有案可查。定期向捐资人提供协议执行情况，实行透明管理，让捐赠人满意放心；
（七）负责基金会接受社会各界捐赠实物的评估、登记、核算工作；负责基金会固定资产及低值易耗品登记核算工作；
（八）妥善保管捐赠票据，并按《吴作人国际美术基金会捐赠票据管理制度》规定开具捐赠票据；
（九）负责填制和审核收支凭证，监督和抵制一切不符合财经政策和纪律的收支凭证；
（十）及时整理财务凭证，认真清理基金会的财务收支帐目，及时编制会计报表，月末向秘书长、理事长报告当月财务收支情况；定期对本基金会财务报表进行分析和评估，对不同项目的收入和使用情况进行比较，为基金会领导提供决策依据；
（十一）建立会计凭证、帐簿表册、财务文件、会计报表等档案，资料分月装订，年终建档，妥善保管，未经批准不得销毁；
（十二）负责基金会财务情况年度审计及协助办公室填报年检工作报告工作；
（十三）会计人员调离或因故离职，应将经手会计凭证、帐册、文件资料及未了事项如实移交，并由会计主管人员或主管领导负责监交；移交人、接交人等均要在移交清册上签字；
（十四）根据监事要求，提供相关资料；
（十五）财政、银行、审计、税务等部门及上级机关检查基金会有关财务情况，需抽查会计资料时，经理事长或秘书长同意后，会计人员应如实反映有关情况，提供有关资料；
（十六）注意了解国家财经政策，观察金融市场动向，跟踪本基金会资金运作市场情况，保证资金运作安全，并及时提出调整资金运作建议，供决策参考；
（十七）及时与民政部门、工商、税务、银行等部门联络，掌握政策变化，向领导提出合理化建议；
（十八）完成领导和秘书处交办的其他工作。
第九条 项目部工作任务和职责：
（一）负责项目的开发、立项申报，组织项目的实施、检查和验收，报告项目执行结果，落实项目的日常管理，对项目执行情况及时提出书面报告；
（二）负责项目资金的收支往来结算，检查、监督、管理项目资金的安全、有效使用，积极配合组织项目验收和终结审计工作；
（三）负责各专项基金的管理、监督与验收；
（四）深化发展已有项目，提升项目资金使用效率，保证项目目标的有效实现；
（五）负责政府事务、公共关系维护等工作任务；
（六）负责项目大事记收集、整理工作；加强信息收集和资料积累，完善基金会工作档案；
（七）参与制订基金会的发展规划；
（八）完成领导和秘书处交办的其他工作。
第四章 秘书处工作人员守则
第十条 爱岗敬业，恪尽职守，诚信自律，依据《基金会管理条例》和基金会章程的有关规定为理事会当好“参谋”。
第十一条 积极参加政治学习，养成良好的自学习惯，努力提高政治、业务水平。
第十二条 坚持以人为本，竭力为爱心捐赠方和基金会发展服务。
第十三条 严守工作纪律，按时上下班，重大事项必须请示报告，个人不得擅自主张，不得随意对外表态，严格遵守保密规定。
第十四条 团结友爱，分工协作，本分做人，踏实做事；文明礼貌，廉洁自律。
第五章 附则
第十五条 本制度未尽事宜，依据《基金会管理条例》和基金会章程的规定办理。
第十六条 本制度的解释、修订由吴作人国际美术基金会秘书处负责。
第十七条 本制度经2022年7月14日基金会第四届理事会第13次会议通过并实施。