吴作人国际美术基金会
档案管理制度
第一条 为了加强吴作人国际美术基金会（以下简称“基金会”）档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为基金会发展服务，特制定本制度。
第二条 档案管理部门
基金会办公室是本会文书档案的管理部门，其主要职责如下：
1、组织制定或参与制定档案立卷、建档和归档工作的相关规章制度；
2、认真做好基金会、秘书处各类文书档案的收集、整理、保管和利用工作；
3、指导和监督本会其他部门各类文件、材料的立卷归档工作；
4、负责做好永久性档案保存或向有关档案机构的移交工作；
5、努力提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化、电子化。
第三条 档案管理体制
1、归档范围
（1）证照批文：基金会设立批文、法人证书、银行开户、印章备案、理事监事备案、章程核准、税务登记、等级评估等规范性文件及证照；
（2）理事会资料：理事会形成的文件、决议及重要材料如历届理事会通知、签到、会议纪要、会计内容所涉及的文字报告、理事会决议等；
（3）各类合同：本会与有关单位、部门签订的各类合同、协议书等文件材料，分为收、支两类按时间排序归档；
（4）项目（专项基金）档案：项目设立、相关合同、项目介绍、项目成果等；
（5）制度手册：本会的各种规章制度汇总；
（6）财务会计档案：会计凭证、会计账簿、报表、报税资料、银行对账单、财务人员交接表、审计报告等；
（7）人员档案：劳动合同、实习生合同、劳务合同、人员培训记录等；
- 志愿者档案：志愿者名册、志愿服务协议等；
- 党建资料：党建活动纪录等；
（10）本会对外的正式发文和与相关机构来往的各种函件。
2、管理部门
（1）本会档案工作实行集中与分散管理相结合的体制。由办公室负责主体档案的集中管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。同时负责其他部门移交档案的管理。
（2）对其他部门直接分管的各类文件、资料档案，实行分散管理。项目部负责本部门各类活动开展和所需文件、资料、图片及制度的建档与管理；财务部负责所有财务文件、会计资料、账表、票据及制度的建档与管理。
（3）各部门负责管理的文件、资料、图片及制度，不得随意处置，应定期交由办公室统一归档处理。
（4）借阅登记制度：原始档案原则上不离开办公室，必要借阅时填写借阅登记表，还回时及时销账。
第四条 平时进档归卷
1、各部门都要建立健全平时归卷制度，及时将领导签批的文件材料收集齐全，并加以整理归卷。
2、各部门应及时将办理完毕或批存的文件材料，及时转交办公室集中统一进档保管。
第五条 归档案卷保存
1、案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值实行归档，便于保管和利用。
2、所有归档文件材料的种类、份数，以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，应予合并立卷。
4、对不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，应放在复文立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。对于长期项目，亦可以根据项目类型单独立卷，卷内文件材料按年度依序排列。
5、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。
6、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《卷内文件目录》。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
7、案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第六条 本制度的解释、修订由吴作人国际美术基金会理事会负责。
第七条 本制度经2022年7月14日第四届第13次理事会审议通过后执行，之前的版本即日起作废。