吴作人国际美术基金会
财务报销管理办法
第一章 总则
第一条 为了规范吴作人国际美术基金会（以下简称“基金会”）的财务报销手续，提高工作效率，根据《吴作人国际美术基金会财务管理制度》，制定本办法。
第二条 项目负责人或专项基金负责人是费用开支的直接负责人，对费用使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。
第二章 原始凭证
第三条 可以报销的原始凭证，包括纸质发票、电子发票、财政票据、军队票据、完税凭证、国外票据、收款凭证、法律文书、分割单等。如有在老穷边远地区开展公益活动发生小额支出而当地无法开具发票的情况，可填写基金会自制的内部凭证，内容包括时间、地点、事由、金额等事项，由项目负责人签字后方可报销。
第四条 本办法所称的电子会计凭证，是指从外部接收的电子形式的各类会计凭证，包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单、物资接收函等电子会计凭证。
来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力。
使用电子会计凭证，需查验合法、真实后方能报销。
以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，应同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。
第三章 开支范围、标准和报销管理
第五条 本年度的发票报销截止到12月31日。如有12月的发票来不及在本年度报销者，可在次年1月报销。
第六条 报销发票时，有明细的尽量附明细，没有明细的要注明事由，事由写在发票背面中间位置。所有发票需要报销人在发票背面中间位置用黑色中性笔签字。
第七条 因公务产生的市内交通费，按发票金额报销，并注明起止地点或事由。滴滴等约车平台开具的发票需附订单或明细，不得出现外地打车明细。
第八条 因公务产生的市内餐费，凭票据实报销。餐费发票需要注明接待事由、人数，有明细的尽量附明细。餐费一般标准为盒饭50元/人、自助餐120元/人、桌餐为180元/人。如有特殊接待活动超过标准者，由项目负责人或专项基金负责人申请，经秘书长批准后可据实报销。
第九条 因公出差人员的差旅费，由本人填写《差旅费报销单》，附车（机）票、住宿费等与出差相关的合法票据。
如参加外地举办的会议，费用报销时需附有会议邀请函或有关会议说明。
出差人员乘坐国际间或城市间交通工具不超过以下标准：
| 标准 | 对应人员 | 火车（含高铁、动车、全列软席列车） | 轮船 | 飞机 | 其他交通 |
| 一类 | 基金会领导、理监事、专项基金负责人 | 火车软席（软座、软卧），高铁/动车商务座、一等座，全列软席列车一等软座 | 一等舱、二等舱 | 头等舱、公务舱 | 凭票报销 |
| 二类 | 其余人员 | 火车硬席（硬座、硬卧），高铁/动车二等座，全列软席列车二等软座 | 三等舱 | 经济舱 | 凭票报销 |
机票报销时，除机票或有效乘机文件外，还要有登机牌或护照首页及出入境盖章页复印件。
因特殊情况乘坐高于规定等级交通工具的，由项目负责人或专项基金负责人申请，经秘书长批准后可据实报销。
住宿费参照《吴作人国际美术基金会国内差旅住宿费限额标准明细表》（附件1）及《各国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准表》（附件2），可根据实际情况在上浮80%的标准内执行。住宿费凭票据实报销。住宿费发票附住宿明细单，注明住宿天数、人数（或房间数）等基本信息，如国外住宿费发票没有这些信息，可由报销人员写明住宿情况。如因工作需要住宿费超出限额，由项目负责人申请，经秘书长批准后可据实报销，秘书长产生的由理事长审批。
国内出差人员的市内交通费和餐费，有两种报销方式。一种为包干使用，按自然（日历）天数计算，每人每天300元。另一种是凭票据实报销。本着节约原则，二种方式选金额较少者。已由其他单位负担伙食费用及市内交通费用的，不得重复领取包干费。国内出差期间，由其他单位负担城市间交通费和住宿费的，原则上不发放伙食补助费和市内交通费，采取凭票据实报销。
出国人员的伙食费和公杂费（包括国外期间的市内交通费、邮电费、办公用品费、上网费、必要的小费等），以包干使用为主。包干天数不超过实际离、抵我国国境天数。本着节约原则，也可凭票据实报销。
第十条 邀请来宾的交通费，如采用一类标准报销，需由项目负责人申请，经秘书长批准后可据实报销。
第十一条 固定资产是用于基金会业务活动，单位价值在规定标准2000元（含）以上的办公设备或其他设施。如因工作需要（如展览）所购置的设备为一次性支出者，需写明原因。
第十二条 专项基金所发生的费用，在支出凭单上要有专项基金经办人和专项基金负责人的双签。出纳看到双签后的支出凭单，核验过票据金额，确认其符合本办法的报销规定后，据实报销，并在支出凭单上签字。
第十三条 金额在5万元以内，由项目负责人或专项基金负责人签字。5万（含）至50万元，项目负责人或专项基金负责人签字后，秘书长签字。50万元（含）以上，项目负责人或专项基金负责人签字后，理事长签字。如有理事长或秘书长申请报销者，需互签或由办公室负责人签字。
第十四条 预支流程。
所需材料：
1）《支出凭单》，上面写明借款事项及借款金额，在支出凭单上要有经办人和项目负责人的双签。
2）《预支申请单》，包括使用人姓名、事由、各分项预算金额等内容；如果是差旅费预支，则要注明出差人姓名、人数、出差事由、出差地点，城市间交通费、伙食补助费和市内交通费等预计金额。并详细注明请款人电话，预计冲账时间等，由经办人和项目负责人双签。
3）请款人将材料1和2提交给秘书处，由秘书长批准后方可实行，秘书长提交的费用申请由理事长或办公室负责人审批。请款人在报销时要提供支付证明文件，包括但不限于领款人签字、微信支付截屏、银行转账证明等。
项目结束后或出差回京后，一个月内办理冲账。
第十五条 由基金会举办（含主办、承办、协办）的各类会议、论坛，包括国内业务会议、国内管理会议、在华或在国外举办的国际会议。在报销会议支出时，需同时提交会议通知、会议流程及会议签到单。
第四章 附则
第十六条 基金会财务支出尽量通过银行转账。有现金先行支付、后由基金会报销的情况，金额在1000元（含）以上的票据，报销人员要提供支付证明文件，包括但不限于领款人签字、微信支付截屏、银行转账证明等，如有特殊情况不能提供支付证明文件者需注明原因。
第十七条 本办法所订立的餐费、差旅费等标准，可根据经济社会发展水平、市场价格及消费水平变动情况适时调整，调整后的标准以书面文件方式下发。
第十八条 本办法的解释、修订由吴作人国际美术基金会秘书处负责。
第十九条 本办法经2022年7月14日基金会第四届理事会第13次会议审议通过后执行，之前的版本即日起作废。